Na czym polega elektroniczna wymiana danych i czy warto z niej korzystać?

W biznesie szczególnie duży nacisk kładzie się na przyspieszanie procesów. Niewątpliwie pomaga w tym elektroniczna wymiana danych. Warto wyjaśnić, na czym ona polega i jakie płyną z niej korzyści. Obecnie bowiem termin ten często jest interpretowany w niewłaściwy sposób. W konsekwencji potencjalni użytkownicy nie wiedzą, czy system ten może im się przydać i jak mogliby z niego skorzystać.

Czym jest elektroniczna wymiana danych?

Najprościej rzecz ujmując, elektroniczna wymiana danych to system informatyczny odpowiedzialny za łączenie innych systemów. Dzięki niemu możliwy jest przepływ informacji pomiędzy systemami wykorzystywanymi w firmie. Dzieje się to automatycznie, bez udziału człowieka. Warto podkreślić, że mowa tutaj o wymianie danych pomiędzy systemami, a nie ludźmi.

Po co wdrażać EDI?

Elektroniczna wymiana danych, określana także jako EDI, to rozwiązanie, które ma kilka zadań. Jednym z najważniejszych jest usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dzięki elektronicznej wymianie wszystko dzieje się szybciej. Pracownik nie musi ręcznie wprowadzać dokumentów do systemu. Nie musi też poświęcać czasu na przesyłanie dokumentów, takich jak choćby faktury. Swój czas może poświęcić na wykonywanie szeregu innych czynności. Tym samym dobry system elektronicznej wymiany danych przekłada się na zwiększenie dochodów firmy. Ponadto tego typu rozwiązanie to także:

• oszczędność pieniędzy,
• rozwiązanie proekologiczne,
• skuteczniejsza identyfikacja błędów,
• większe bezpieczeństwo dokumentów.

Zastąpienie dokumentów papierowych lub nieefektywnych systemów, w żaden sposób ze sobą niepołączonych, w dłuższej perspektywie zapewnia duże oszczędności pieniędzy. Dochodzi do tego na wiele sposobów, między innymi poprzez przyspieszenie pracy, a także zmniejszenie konieczności korzystania z drukarek i kupowania papieru.

Warto podkreślić, że brak papierowych dokumentów to również korzyść dla środowiska. Nie ma wątpliwości, że wprowadzenie elektronicznej dokumentacji we wszystkich obszarach znacząco przyczynia się dobru środowiska.

Kolejna kwestia to identyfikacja błędów, która w przypadku elektronicznej wymiany danych jest o wiele łatwiejsza. Wszystko za sprawą automatyzacji i wykrywania błędów przez system. Człowiek jest omylny, przez co ręczne przygotowywanie dokumentacji zwykle skutkuje popełnianiem licznych błędów.

Warto mieć na uwadze, że dokumenty w wersji cyfrowej są zabezpieczone. Ich kradzież jest więc naprawdę mało prawdopodobna. Nie ma wątpliwości, że dane firmowe są bardzo cenne, zatem to ważny argument przemawiający na korzyść elektronicznej wymiany danych.

Znaczenie poprawnego wdrożenia

Należy mieć na uwadze, że aby elektroniczna wymiana danych dała pożądane rezultaty, system musi zostać odpowiednio wdrożony. Specjaliści zajmujący się wdrażaniem muszą oczywiście posiadać odpowiednią wiedzę techniczną. Jednak to jeszcze nie wszystko. Poprawne wdrożenie systemu wymaga także znajomości potrzeb firmy. Fachowiec powinien się zapoznać ze specyfiką danej firmy oraz poznać jej cele, zanim rozpocznie wdrażanie EDI.