Jakie możliwości dają urządzenia wielofunkcyjne?

Wielofunkcyjna drukarka biurowa, kserokopiarka wielofunkcyjna, urządzenie wielofunkcyjne A3 lub A4 to nazwy używane zamiennie na określenie urządzeń typu Multi-Function Printer (MFP). Każde z nich łączy w sobie funkcje drukarki, kopiarki i skanera, a liczne modele są wyposażone również w moduł faksu. Posiadają też wiele opcji wykańczania dokumentów. Prezentujemy przegląd najistotniejszych zalet biurowych urządzeń wielofunkcyjnych.

Podstawowa zaleta maszyn klasy MFP polega na tym, że zastępują one kilka różnych urządzeń peryferyjnych. Są w stanie obsłużyć większość zadań związanych z tworzeniem dokumentów – zarówno papierowych, jak i cyfrowych. Jednak te popularne urządzenia wielofunkcyjne do biura mają możliwości, które daleko wykraczają poza sumę elementów składowych.

Zalety integracji wielu funkcji w jednym urządzeniu drukującym

Korzyści, które pozwala uzyskać połączenie w jednej obudowie drukarki, skanera, kopiarki i faksu, są liczne i bardzo atrakcyjne ekonomicznie: 

• mniej sprzętu – zsumowane koszty zakupu skanera, drukarki, kopiarki i faksu będą niemal zawsze wyższe od ceny urządzenia MFP – tym bardziej że kopiarka wielofunkcyjna klasy biznesowej jest w stanie wykonać pracę kilkudziesięciu urządzeń nabiurkowych, 
• mniejsza awaryjność – jeżeli zamiast wielu oddzielnych urządzeń eksploatujesz jedno, to odpowiednio zmniejsza się też prawdopodobieństwo awarii i związanych z nimi kosztów serwisu,
• komfort obsługi – bardzo pojemne zasobniki papieru i wydajne tonery redukują do minimum codzienne czynności eksploatacyjne: urządzenie informuje z wyprzedzeniem o tym, że trzeba wymienić toner czy moduł bębna – MFP może też komunikować się bezpośrednio z serwisem, a w efekcie użytkownik nie musi troszczyć się o bieżący monitoring stanu urządzenia, 
• bardzo wysoka wydajność – duże, biznesowe MFP są urządzeniami niezwykle wydajnymi jako drukarki, kopiarki i skanery: najwydajniejsze z nich są w stanie drukować z prędkością nawet 60 i więcej kolorowych stron A4 na minutę, 
• niski koszt jednej kopii (wydruku) – wydajne tonery, trwałe podzespoły, a także oprogramowanie optymalizujące zużycie materiałów eksploatacyjnych sprawiają, że koszt jednego wydruku z dużego MFP jest znacząco niższy, niż w przypadku urządzeń nabiurkowych – ma to szczególne znaczenie przy dużym obciążeniu drukiem,
• oszczędność energii elektrycznej – duża liczba urządzeń peryferyjnych to nie tylko większe ryzyko awaryjności, ale też znacznie wyższe zużycie, energii elektrycznej, np. w związku z niepotrzebnym utrzymywaniem w stanie gotowości (stand by) dziesiątków, a nawet setek urządzeń, które nie mają optymalnego obłożenia pracą, a nawet są wykorzystywane jedynie sporadycznie – ponadto maszyny MFP mają wiele mechanizmów, które pozwalają efektywnie oszczędzać energię elektryczną,
• oszczędność czasu pracy – czas poświęcany na obsługę wielu rozmieszczonych na terenie biura urządzeń, wędrówka pomiędzy nimi i czekanie w kolejkach mogą pochłonąć dziesiątki minut, a nawet całe godziny – MFP oferuje wszystkie funkcje w jednym miejscu i automatyzuje wiele czynności, co znacznie skraca czas spędzany na powielaniu, skanowaniu czy drukowaniu, 
• oszczędność papieru i materiałów eksploatacyjnych – koncentracja druku i kopiowania w jednym urządzeniu lub w centrum druku w firmie sprawia, że monitoring jest skuteczniejszy, a w efekcie zmniejsza się liczba przypadkowych i prywatnych wydruków,
• większe bezpieczeństwo – MFP mają rozbudowane systemy kontroli dostępu i umożliwiają zakładanie indywidualnych kont użytkownikom, co bardzo skutecznie chroni dokumenty przed dostępem nieuprawnionych osób – znacznie łatwiejsze jest monitorowanie jednego MFP niż objęcie kontrolą wielu urządzeń peryferyjnych.

MFP zszywa, dziurkuje i falcuje

Omówione do tej pory cztery podstawowe funkcje nie wyczerpują możliwości wielofunkcyjnych kserokopiarek. Dodając do urządzenia odpowiedni finiszer, możesz zyskać możliwość zszywania dokumentów, dziurkowania czy falcowania (składania). Bardzo przydatne jest też broszurowanie oraz drukowanie z przesunięciem. 

Przedstawiciel firmy DKS w Poznaniu, sprzedawcy urządzeń drukujących dla biur i poligrafii, tak podsumowuje zalety MFP: – Nie ulega wątpliwości, że główną przyczyną rynkowego sukcesu MFP jest konsolidacja w jednym urządzeniu kompletu funkcjonalności niezbędnych do wytwarzania dokumentów papierowych i cyfrowych. Jednocześnie urządzenia wielofunkcyjne gwarantują bardzo wysoką jakość druku, kopiowania i skanowania. Kluczową kwestią jest też sposób dostępu do urządzenia: jest on jednocześnie bezpieczny i elastyczny, możliwy bez fizycznego kontaktu z urządzeniem. Obsługa jest możliwa z poziomu aplikacji na smartfonie i z dowolnego miejsca – równie dobrze z pokoju obok, jak i z drugiej półkuli. MFP posiadają też wiele funkcji, które umożliwiają tworzenie, przechowywanie i przesyłanie plików do wybranych odbiorców.

Podsumowując: współczesne urządzenia wielofunkcyjne klasy biznesowej są kompaktowymi centrami tworzenia dokumentów i zarządzania ich obiegiem. Zapewniają bardzo wysoką jakość i wydajność kopiowania, druku, faksowania i skanowania. Posiadają bardzo duży potencjał optymalizacji kosztów druku w firmie. Ponadto poprawiają bezpieczeństwo dokumentów, chroniąc je przed nieuprawnionym dostępem.