Jak działa Krajowy System e-Faktur?

Obecnie faktury ustrukturyzowane są dla firm dobrowolne, jednak już teraz wiadomo, że wkrótce będą obligatoryjne. To chociażby z tego względu warto się dowiedzieć, z czym wiąże się Krajowy System e-Faktur. Część przedsiębiorców już się na niego zdecydowało, a to dlatego, że rozwiązanie to niesie za sobą pewne korzyści.

KSeF, czyli skrót od Krajowego Systemu e-Faktur, jest zaawansowanym systemem teleinformatycznym. Jego administratorem jest Krajowa Administracja Skarbowa. Podstawowym zadaniem, jakie ma spełniać to odbieranie i wysyłanie faktur elektronicznych. Nie chodzi tutaj jednak o faktury w formie elektronicznej, jakie większość z nas doskonale zna, ale o faktury ustrukturyzowane. To zupełnie nowy twór, który powstał dopiero w tym roku. Faktura tego typu powstała w związku ze zmianami podatkowymi SLIM VAT2. Więcej na temat zmian w przepisach jest na stronie https://www.enova.pl/zmiany-w-przepisach-2022/. O co chodzi w KSeF i czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana – co to takiego jest?

Faktury tego rodzaju wystawia się z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Taki dokument posiada swój unikatowy numer identyfikacyjny. Są w nim wszystkie pola, jakich wymaga ustawa o VAT. Faktury mają format XML i wprowadza się je albo za pomocą aplikacji Ministerstwa Finansów, albo z użyciem komercyjnego oprogramowania.

Jak w praktyce działa Krajowy System e-Faktur?

Z systemu mogą korzystać zarówno vatowcy, jak i przedsiębiorcy zwolnieni z VAT. Jak widać na podstawie tego, co było wyżej, system ma służyć do generowania faktur ustrukturyzowanych. Po jej wprowadzeniu system sprawdza, czy spełnia wymogi, jest zgodna ze wzorem, po czym dokument dostaje swój numer. Po wygenerowaniu faktury wystawca ma urzędowe poświadczenie odbioru. Aby nie było kłopotu z dwukrotnie wyliczonym podatkiem VAT, fakturę trzeba od razu zrobić w KSeF, a nie dodatkowo w swoim programie. KSeF pełni też funkcję centralnej bazy faktur, dlatego przedsiębiorca jest zwolniony z konieczności archiwizowania faktur. Obowiązek ten przejmuje właśnie KSeF.

Korzyści dla przedsiębiorcy

Powodem, dla którego powstał system, jest chęć uszczelnienia podatku VAT, a więc zwiększenie wpływów do budżetu państwa. Jednak przedsiębiorcy też pewne korzyści z tego czerpią. Nie trzeba składać plików JPK_FA ani zajmować się wspomnianą archiwizacją, bo faktury będą w systemie przez 10 lat. Wiąże się to z dużą oszczędnością czasu. Ponadto zyskujemy pewność, że faktura się nie zagubi ani nie zniszczy. Można też nieco szybciej otrzymać zwrot podatku VAT. Firmy, które nie korzystają z Krajowego Systemu e-Faktur muszą czekać nawet 60 dni. Dla porównania, decydując się na KSeF czas ten skraca się do 40 dni. Jednakowy format faktury i dostarczenie jej w czasie rzeczywistym do adresata sprawiają, że mniejsze będą problemy związane z odzyskiwaniem należności. Wymienione benefity mają być zachętą dla przedsiębiorców, ale docelowo system ma być obowiązkowy dla wszystkich firm i lepiej zaznajomić się z nim wcześniej.