Language: English English French French German German Italian Italian Japanese Japanese Polish Polish Portuguese Portuguese Russian Russian Spanish Spanish

Czym jest elektroniczna administracja?

Female accountant calculations, audit and analyzing financial graph data with calculator and laptop Business, Financing, Accounting, Doing finance, Economy, Savings Banking Concept.

Elektroniczna administracja jest wdrażana w Polsce od kilku lat. Jest ona odpowiedzią na potrzeby społeczeństwa, które chce załatwiać sprawy w urzędzie szybko i sprawnie. Jak e-administracja usprawnia kontakt między urzędnikami a obywatelami? Jak pomaga urzędnikom w codziennych obowiązkach?

Elektroniczna administracja (e-administracja) to ogół systemów informatycznych wspierających komunikację zarówno zewnętrzną (urząd – obywatel), jak i wewnętrzną (urząd – pracownicy i urząd – urząd). Dzięki wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania dedykowanego jednostkom administracji publicznej i samorządowej, inicjowana jest budowa długofalowej relacji z obywatelami.

Korzyści z wdrożenia elektronicznej administracji

Cyfryzacja usług publicznych to konkretne korzyści dostrzegalne zarówno z punktu widzenia urzędników, jak i obywateli, którzy na co dzień mają styczność z różnymi urzędami. Przede wszystkim elektroniczna administracja oznacza, że urząd jest dostępny dla obywatela bez żadnych ograniczeń czasowych. Przykładowo przedsiębiorca może złożyć wniosek o wpis do CEIDG zarówno późnym wieczorem w tygodniu, jak i w weekend.

Nie bez znaczenia jest też wygoda. Osoba chcąca założyć działalność gospodarczą korzysta z jednego portalu (one-stop shop), dzięki czemu oszczędza czas. Mimo że nie musi ona odwiedzać różnych urzędów, to informacje złożone przez nią za pomocą jednego wniosku zostaną przekazane do odpowiednich instytucji, które następnie wydadzą stosowne decyzje lub pozwolenia. Urząd ze sprawnie działającą e-administracją eliminuje także bariery, które w osobistym kontakcie z urzędnikami muszą pokonać osoby niepełnosprawne.

Administracja publiczna korzystająca z e-administracji jest bardziej transparentna i do tego tańsza. Ponieważ obywatel nie ma bezpośredniego kontaktu z pracownikami urzędu, okazji do nadużyć jest mniej. Z kolei przesyłanie decyzji czy informacji do obywateli drogą elektroniczną oznacza spore oszczędności na materiałach biurowych i znaczkach.

Znaczenie elektronicznej administracji dla funkcjonowania instytucji

Administracja elektroniczna ułatwia pracę urzędnikom, a to z kolei ma przełożenie na wzrost efektywności całej instytucji. W Polsce e-administracja szczególnie prężnie rozwija się na szczeblu samorządowym. Aktualnie obywatele mogą korzystać z szeregu narzędzi służących zarówno do kontaktu z pracownikami urzędów, jak i załatwiania spraw urzędowych.

Wdrożenie systemów e-administracji oznacza, że pracownicy poświęcają mniej czasu na kwestie techniczne (np. przyjmowanie, przekazywanie wniosków do odpowiednich wydziałów czy komórek), a w większym stopniu skupiają się na pracy merytorycznej (rozpoznają wnioski złożone drogą elektroniczną, służą swoją wiedzą). Powoduje to, że sprawy obywateli są rozpatrywane sprawniej, a to z kolei wpływa na pozytywny wizerunek urzędu – jest on lepiej postrzegany przez społeczeństwo.

E-administracja nie tylko odciąża urzędników od wykonywania wielu rutynowych czynności, ale również pomaga w wyeliminowaniu błędów. Mowa tu głównie o błędach pisarskich (np. literówki w nazwisku) czy błędach rachunkowych. Automatyzacja wielu procesów gwarantuje także możliwość wzmocnienia poszczególnych działów merytorycznymi pracownikami kosztem sekretariatów, które mogą pracować w okrojonym składzie.

Rozwiązania dedykowane administracji publicznej

Potrzeby urzędów w zakresie systemów elektronicznej administracji są różne. Z tego względu dostawcy takich rozwiązań proponują systemy zbudowane z modułów. Dzięki nim możliwe jest wybranie funkcjonalności, z których urzędnicy będą rzeczywiście korzystać na co dzień. Co więcej, gdyby w przyszłości doszło do poszerzenia katalogu spraw rozpatrywanych przez urząd, wystarczy zaimplementować kolejne moduły do już znanego urzędnikom systemu. To z kolei oznacza, że pracownicy urzędu nie będą musieli uczyć się od nowa obsługi oprogramowania.

Szeroki wybór oprogramowania dla administracji publicznej i samorządowej przygotowała firma Comarch. Pod adresem https://www.comarch.pl/administracja-publiczna/ dostępne są systemy usprawniające działanie jednostek administracji publicznej i samorządowej na różnych płaszczyznach – począwszy od systemów przeznaczonych do zarządzania i obsługi księgowo-finansowej instytucji (ERP Egeria), przez platformy służące do komunikacji urzędników z obywatelami (e-Urząd Platforma Comarch), aż do rozwiązań wspomagających zarządzanie bezpieczeństwem miasta (inteligentne analityki wideo).

Miasta zmieniają się niezwykle intensywnie. Coraz częściej ich włodarze sięgają po nowoczesne technologie, aby wdrożyć rozwiązania przyjazne mieszkańcom. Zwłaszcza w aglomeracjach zmotoryzowani kierowcy doskonale znają problem ze znalezieniem wolnego miejsca parkingowego. Z drugiej strony kładzie się nacisk na kwestie ekologiczne, bezpieczeństwa i dalszego rozwoju infrastruktury, zgodnie z potrzebami mieszkańców. W planowaniu i zarządzaniu na tej płaszczyźnie osoby decyzyjne również wspomaga dedykowane oprogramowanie – Comarch proponuje platformę Comarch Smart City, która pozwala rozwijać miasto w różnych aspektach.

ITNEWS - NOWE TECHNOLOGIE
wróć na stronę główną